Kosten- und Erlösoptimierung

Spezielle Dienstleistung für ambulante Pflegedienste

Betriebswirtschaftliche Denk- und Handlungsweisen in der Organisation und Führung von ambulanten Pflegediensten sind heutzutage längst unabdingbar. Dennoch wird diese Notwendigkeit zum Teil aber nicht gesehen und wenn doch, dann fehlen häufig grundlegende Informationen über betriebliche Erfordernisse, wirtschaftliche Rahmenbedingungen und das Zusammenspiel zwischen Umsatz, Kosten und Rendite. Vielfach werden diese Grundlagen für die tägliche Einsatz- und Tourenplanung nicht entsprechend berücksichtigt.

Um im Rahmen der Einsatz- und Tourenplanung eine betriebswirtschaftliche Optimierung zu ermöglichen, ist die Berechnung einsatzbezogener Kosten- und Erlöse erforderlich. Dies wiederum setzt voraus, dass im Vorfeld die jeweiligen Deckungsbeiträge für unterschiedliche Qualifikationsgruppen als Vollkostensätze ermittelt werden. Hierbei wird auch die Nettoarbeitszeit – definiert als die Zeit, die Mitarbeiter als direkte Pflegezeit und somit zur Erbringung refinanzierbarer Leistungen zur Verfügung haben – berechnet.

Zur Eingabe und Berechnung dieser Daten wurde im Verlauf der letzten Jahre eine separate Excel-Datei entwickelt und durch die Anwendung in der Praxis beständig optimiert. Durch die Möglichkeit, die Vollkostenkalkulation fortlaufend zu aktualisieren, ist gewährleistet, dass unterjährige Verschiebungen in der Kostenstruktur erkannt und somit zeitnah Anpassungen in der Einsatz- und Tourenplanung vorgenommen werden können.

Die so errechneten Vollkostensätze bilden die Grundlage zur prospektiven Berechnung der einsatzbezogenen Kosten- und Erlösstruktur im Rahmen der Einsatz- und Tourenplanung. Hier kommt die sogenannte „Kundenkalkulationsdatei“ zur Anwendung. Auch diese ist durch den Einsatz bei zahlreichen Pflegediensten beständig weiterentwickelt und optimiert worden. Sie ermöglicht neben der Berücksichtigung der Vollkosten auch die Veränderung anderer betriebswirtschaftlicher Stellgrößen wie den Qualifikationsmix und die jeweilige Einsatzdauer. Durch eine Neukalkulation aller Kunden in Abstimmung mit den Verantwortlichen des Pflegedienstes kann schließlich eine Optimierung der Leistungs- und Tourenplanung mit dem Ergebnis vorgenommen werden, so dass monatliche Verluste vermieden und ein positives Umsatzergebnis erreicht werden kann.

Näheres zum Aufbau und zur Funktionsweise der Excel-Arbeitshilfen ist der zum Download bereitstehenden PDF-Datei zu entnehmen.